Unsere Planspiele “Projektmanagement“

Zielgruppen:

Projektleitende, Angehende Projektleitende, Projektmitarbeitende

Seminardauer:

Projektmanagement im Alltag: 2-3 Tage
Agiles / Hybrides Projektmanagement: 1-2 Tage

Trainingsziele:

Typische Abläufe und Methoden im Projektmanagement kennenlernen
Den Umgang mit internen und externen Stör- und Stressfaktoren üben
Den Arbeitsalltag eines Projektleitenden verinnerlichen
Projekt- und Führungsverantwortung übernehmen
Projektrisiken erkennen und adäquat begegnen

Teilnehmeranzahl:

8 – 16

Schwerpunktthemen:

Projektmanagement im Alltag
Agiles Projektmanagement (SCRUM)
Hybrides Projektmanagement

Der Projektstart

Jedem Team liegt zu Beginn der Simulation der Projektauftrag zusammen mit den formalen Eckdaten des Projekts sowie Unterlagen zu einem Referenzprojekt vor. Im Projektauftrag werden außerdem Projektorganisation, Meilensteine, Qualitätsanforderungen, Gewinnerwartung, Projektrisiken sowie Kosten durch Projektverzögerungen benannt. Im Spielverlauf vergibt der/die Trainer/in immer wieder Punkte für die Lösung einzelner Aufgaben, die am Ende des Planspieltrainings zusammen mit den Projektergebnissen ausgewertet werden. Die Teilnehmenden erhalten kontinuierlich Feedback zu ihrem Vorgehen und können schon während des Spiels das Gelernte umsetzen.

Die Planungsphase

In der Projektplanungsphase erstellen bzw. ergänzen die Teams einen Projektstrukturplan und einen Meilensteinplan, einen Personal- und einen Kostenplan. Sämtliche Planungen beziehen sich dabei auf den Bau eines realen Bahnhofsgebäudes. Die Teilnehmenden übernehmen jeweils gemeinsam die Teilprojektleitung in ihren Teams und gewinnen nach und nach Sicherheit in ihren Planungs- und Führungsaufgaben.
In der Bauplanungsphase bekommen die Teilnehmenden es mit fiktiven Projektmitarbeitenden zu tun, deren teils eingeschränkte Kapazitäten bei der Personalplanung zu berücksichtigen sind. Ereignisse wie Krankheiten, Lieferverzögerungen, Änderungswünsche der Stakeholder etc. sind typische Störfaktoren und führen dazu, dass die Planungen immer wieder angepasst werden müssen. Andere Ereignisse bilden Teamkonflikte ab, die von den Teams gemeinsam reflektiert und teilweise in Rollenspielen aufgelöst werden. Die Teilnehmenden begreifen Projektmanagement als eine Aufgabe, die flexible Reaktionen und die permanente Überprüfung und Anpassung bestehender Planungen erfordert.

Durchführungs- und Steuerungsphase

In einer Bauplanungs- und drei Bauphasen werden den Teilnehmenden abwechselnd die Rollen von Projektleitenden, Teilprojektleitenden und Projektmitarbeitenden zugewiesen, sodass alle im Spielverlauf in verschiedenen Funktionen aktiv werden. So vollziehen die Teilnehmenden einen mehrfachen Perspektivwechsel, der ihnen bei der Reflexion der eigenen Wirkung als Projektleitende/r hilft.
Beim gemeinsamen Bau des Bahnhofsmodells unter straffen Zeitvorgaben und beengten räumlichen Möglichkeiten, liegt der Fokus des Trainings auf der Planung, Koordination und Kommunikation zwischen den verschiedenen Projektebenen. Dabei üben die Teilnehmenden, Projektleitungsaufgaben unter hohem Zeit- und Termindruck erfolgreich zu bewältigen und in Stresssituationen den Überblick zu wahren.

Projektabschlussphase

Die Teilnehmenden erstellen nach der „Bauabnahme“ eine Abschlussrechnung und eine Projektdokumentation. Dabei betrachtet die Gruppe anhand des Verlaufs der Statusberichte noch einmal den Projektverlauf, fasst die wichtigsten Learnings zusammen und reflektiert die Erkenntnisse aus dem Training in Bezug auf den eigenen Projektalltag.

Selbstreflexion durch Perspektivwechsel

Während der verschiedenen Phasen des SCRUM-Prozesses werden die Teilnehmenden vor neue Herausforderungen gestellt, denen sie im Projektalltag typischerweise begegnen. Sie schlüpfen abwechselnd in die Rollen von SCRUM Master, Product Owner und Mitgliedern des Entwicklungsteams.
Dabei werden die Teilnehmenden spielerisch mit sämtlichen Methoden, Vorgaben und Maßnahmen vertraut gemacht, die im agilen Projektmanagement erforderlich sind. Zudem vollziehen sie einen mehrfachen Perspektivwechsel, der ihnen hilft, die ungewohnten Rollen zu verinnerlichen und klar voneinander zu trennen.

Visionen entwickeln

Zu Beginn eines jeden SCRUM-Prozesses steht die Entwicklung der „Product Vision“, einer Vision des fertigen Produkts auf der Grundlage von bekannten Anforderungen und Randbedingungen. Aus diesen, in der Simulation vorgegebenen Faktoren entwickeln die Teams eigene „User Stories“, welche die Anforderungen aus Nutzersicht beschreiben.

Agilen Anforderungskatalog erstellen

Aus den im ersten Schritt formulierten User Stories ergibt sich im nächsten Schritt das „Product Backlog“, ein priorisierter Anforderungskatalog, in dem sämtliche bekannte Projektanforderungen zusammen mit einer Aufwandsschätzung angegeben werden. Das Product Backlog unterliegt im Spielverlauf einer ständigen und dynamischen Weiterentwicklung, teils aufgrund von geänderten Rahmenbedingungen oder Kundenwünschen, teils durch neue Erkenntnisse, die im Projektverlauf gesammelt werden konnten. Die Teilnehmenden erleben unmittelbar den grundlegenden Unterschied zum klassischem Projektmanagement, in dem Änderungsmanagement oft als zäher Prozess erlebt wird, der häufig mit inneren und äußeren Widerständen verbunden ist.

Iteratives Vorgehen verinnerlichen

Das eigentliche Herzstück der SCRUM-Simulation bilden in immer gleicher Form sich wiederholende Abläufe, die „Sprints“. Jeder dieser Abläufe beginnt mit einem täglichen Meeting, dem „Daily SCRUM“, in dem alle geplanten Arbeitsschritte gemeinsam durchgegangen werden, die an diesem Tag durchgeführt werden sollen. In der Simulation sind die einzelnen Sprint-Tage auf wenige Minuten begrenzt, in welchen aus Holzbausteinen die geplanten Bauvorhaben erstellt werden. Im abschließenden Sprint Review wird Kritik geübt, die gegebenenfalls zu einer Anpassung des Product Backlog führt. Indem die Teilnehmenden diesen festen Zyklus im Planspiel mehrfach durchlaufen, verinnerlichen sie die Abläufe und können beobachten, wie die Ergebnisse sich von Sprint zu Sprint positiv verändern.

Von der Reflexion zum Praxistransfer

Die abschließende „Sprint Retrospective“ dient der Reflexion des gesamten Prozesses und der Arbeitsweise der Teams. Im Planspiel kann diese Analyse dazu genutzt werden, aus den Erkenntnissen der Simulation Maßnahmen für die aktuelle Projektpraxis abzuleiten. Das Training kann bei Bedarf um einen entsprechenden Workshop ergänzt und auf ein 2-Tages-Seminar ausgeweitet werden.

Hybrides Projektmanagement durch eigene Erfahrung erleben

In unserem Planspiel „Hybrides Projektmanagement“ lernen Projektleitende und angehende Projektleitende anhand eines fiktiven Bauprojekts den Projektalltag einer/eines Projektleitenden für hybride Projekte aus erster Hand kennen. Im Zentrum steht ein Bauvorhaben mit dem Teilprojekt „Bauplanung“, welches im Planspiel exemplarisch nach der Methode „SCRUM“ durchgeführt wird. Der Bau eines Modells wird hierbei mit Holzbausteinen abgebildet, sämtliche Planungs- und Steuerungswerkzeuge werden ebenfalls durch haptische Spielmaterialien repräsentiert.

Selbstreflexion durch Perspektivwechsel

Zu Beginn des Planspieltrainings schlüpfen die Teilnehmenden in die Rollen von Projektleitenden, SCRUM Master, Product Owner und Mitgliedern des SCRUM Entwicklungsteams. Im weiteren Verlauf des Planspiels werden die Rollen getauscht, sodass die Teilnehmenden die verschiedenen Rollenverständnisse intuitiv erfassen und klar voneinander trennen lernen. Im Seminarverlauf werden die Teilnehmenden vor neue Herausforderungen gestellt, denen sie im hybriden Projektalltag typischerweise begegnen.
Dabei werden die Teilnehmenden spielerisch einerseits mit den Methoden, Vorgaben und Maßnahmen vertraut gemacht, die im agilen Projektmanagement erforderlich sind. Zudem lernen sie die Schnittstellen zum klassischen Projektmanagement und die damit verbundenen Erwartungen an die/den Projektleitende/n aus eigener Anschauung kennen.

Ablauf des Planspieltrainings

Den Auftakt des Planspieltrainings bildet ein KickOff-Meeting, in dem die/der Projektleitende das agile Projektteam anhand eines in der Simulation vorgegebenen Projektauftrags mit den Anforderungen und Randbedingungen des Projekts vertraut macht. Der weitere Projektverlauf konzentriert sich auf das agile Teilprojekt „Bauplanung“ und seine jeweiligen Schnittstellen zum Gesamtprojekt.
Von der Erstellung eines priorisierten Anforderungskatalogs, dem „Product Backlog“, anhand von sogenannten „User Stories“, über das agile Schätzen von Aufwänden und der Ableitung von „Sprint Goals“ und „Tasks“, die Sprint-Durchführung mit ihren „Daily SCRUM Meetings“ bis hin zu Sprint Review und Sprint Retrospective erleben die Teilnehmenden nun Schritt für Schritt den SCRUM-Projektverlauf unter Einbindung der Rolle der/des Projektleitenden.

Von der Reflexion zum Praxistransfer

Indem die Teilnehmenden diesen festen Zyklus im Planspiel noch einmal in neuen Rollen durchlaufen, verinnerlichen sie die agilen Abläufe und vollziehen zugleich einen Perspektivwechsel, der ihnen im späteren Projektalltag zu einem tiefgreifenden Verständnis für die eigene Rolle sowie die der Akteure in agilen Projektteams verhilft. Voraussetzung für die Seminarteilnahme sind Kenntnisse über die Rolle der/des Projektleitenden im klassischen Projektmanagement. Das 1-Tages-Seminar wendet sich vor allem an Teilnehmende mit theoretischen Vorkenntnissen über die Methode „SCRUM“, für Projektleitende und angehende Projektleitende ohne jegliche Vorkenntnisse zu agilen Methoden empfehlen wir das Planspieltraining als 2-Tages-Seminar.